首先，你本人肯定要知道个人档案在外地的什么地方，建议是在外地被具有档案管理权限的机构进行保管，之后你要在本人所在地找一个接收档案袋的机构。
找到接收档案袋的机构过后，你接下来就需要告诉接收你档案的机构，你的档案在外地的什么机构，详细到名称、地址，这些都不能出现错误。过后，一份调档函就会出现在你面前
一般情况下，有关机构在收到你调档函过后，要对你本人进行验证，你按照要求进行办理。验证成功，过后你在外地的个人档案就会被寄回来。
你个人档案寄回来时候，接收你档案袋的机构肯定会通知你，这个时候你需要到场，在工作人员的见证下，由工作人员进行检查，尤其是外观的检查。核实检查无误后，便可以办理接收的手续，这里就很简单了，办理好，你可以让工作人员替你更新一下档案资料。
如果不知道怎么开调档函或者觉得调档流程麻烦的朋友，也可以找第三方档案服务机构帮忙处理，帮帮团是一家专业的毕业生服务机构，与全国多家高校合作，能够快速帮你解决档案查询、档案补办、档案托管、档案调动等问题!