个人档案是记录一个人主要经历、政治面貌、思想作风等方面的重要载体，它在很多方面都起到了证明、依据和参考的作用。
1、对于公司而言，人事部可以通过个人档案来了解员工的基本情况，选拔合适的人才，并为薪酬设置、薪酬调整和晋升提供重要的依据。
2、在办理退休手续时，需要按照档案中的实际工作时间来计算工龄和社 保相关审批手续。
3、此外，单位的个人考核、奖惩等重要资料也必须放入个人档案中，以便人事档案管理能够有机地统一起来，更好地发挥各自的作用。这对于员工的晋升和职业发展具有重要的意义。
4、同时，在申请考公务员或企事业单位时，个人档案也是必不可少的审查材料之一。如果无法提供个人档案进行审查，很可能会影响到录取结果。
需要强调的是，人事档案是跟随本人的，个人到哪里档案也需要转移到相应的存档部门。但是，这并不意味着档案可以在自己手中拿着，即使自己拿着被保存得很好，也将失去其作用。因此，必须认真对待档案，将其存放到具有保管权限的部门。