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一、系统概
会议室是人与人之间沟通的重要场所，换一个角度来说，会议室也是一个创造价值的场所。因此，会议室的配套设施及功能设计是非常重要的，一个好的会议室会给沟通效率带来很大的提升，从而创造更多的价值。科技发展到，给我们生活的方方面面都带来智能体验，那么智能会议室应该是一个什么样的会议室呢？在我们看来，智能会议室至少具备：
1、功能能够满足会议的需要；
2、选用数字化的硬件设备，系统兼容性好、扩展性好、操作简单；
3、能够大程度的提高或协助参会人员提高沟通效率。一个功能完备的多媒体数字会议室除了要满足传统简单的智能数字会议要求外，还应更多考虑会议协作功能，使具有无线交互、会务管理及会议数字记录等会议协作功能。
二、设计原则
智能会议室的音视频系统务必做到可靠，稳定，实用，多用途，可扩展，先进，方便。同时，设计时要考量后期的施工、调试、培训等技术服务，提供相应的保证措施。
1. 可靠性原则
采用市面上主流的成熟的产品和配套方案，大限度的保障系统运行的稳定性，这是整个系统的根本。
2. 先进性原则
采用的系统结构应该是先进的、开放的体系结构，和系统使用当中的科学性，整个系统能体现当今会议技术的发展水平。
3. 实用性原则
能够大限度的满足实际工作的要求，把满足用户的业务管理作为要素进行考虑，采用集中管理控制的模式，在满足功能需求的基础上操作方便、维护简单、管理简便。
4. 可扩充性原则
为系统以后的升级预留空间，通过简单的连接，就能实现本系统自身升级和增加会议室其它子系统，满足会议室日益增加的信息量，与时俱进。
5. 可操作性原则
系统提供的各种设备具备多种控制方式，一旦系统的某一环节出现故障，能够尽可能的减轻对整个系统的恶性影响。
6. 可维护性原则
系统维护是整个系统生命周期中所占比例大的，要充分考虑结构设计的合理、规范对系统的维护可以在很短时间内完成。
7. 经济性原则
在保证系统先进、可靠和高性能价格比的前提下，通过优化设计达到经济性的目标。
8. 保密性原则
考虑到现代会议的重要性，会议系统的选型都需要考虑会议的保密性方面问题。
三、系统功能分析及设计
针对智能会议室的定位，系统应本着智能化、数字化的设计要求，在系统设计初期考虑实用性、简便性、科技性，促使整个系统融为一体，而真正营造出操作使用方便，性能先进稳定的科学的音视频集成系统；为达到终使用的方便、简单、功能齐备等特点，设计了以下功能：
1、视频显示系统
2、会议音响系统
3、无线交互协作系统
4、会务管理系统（会议室较多的情况下，考虑选用的功能）
5、集中控制系统
6、有线/无线数字会议讨论系统
1、集中控制系统
现代的会议类型要求简洁明快地表达自己的意思，生动清晰地展示自己的产品，更要易于控制节奏多变的现场环境等。用化的语言阐述以上的内容就是：现代数字会议系统需要高质量的音频信号，高清晰的视频动态画面，准确无误的数据表达及简单实用的控制系统。所以先进的会议系统集中控制是当今智能会议室的必备系统。通过集中控制系统的操作界面，可以轻松的一键调用各种场景、调节会议音响音量的大小、会议室的灯光、音视频信号的切换等；虽然操作简单，但是所启用的系统设备则是音视频设备及调试过后的佳效果，从而为会议的沟通效果锦上添花。
2、视频显示系统
智能会议除了本地的显示需求外，还考虑了远程视频会议功能、技术交流会和讨论会等功能需求，考虑了远程视频会议功能、技术交流会和讨论会等功能需求，视频图像的播放和发方内容（影像、文本、动画和多媒体等）的展示等都离不开显示系统，显示系统应根据房间的功能要求及装修情况进行设计，常用的显示设备有投影机、液晶显示器、液晶拼接墙、LED显示屏等。
3、音响扩声系统
扩声系统设计，应充分结合会议室的特点，协调会议室内外的装修装饰，从墙面、地板、天花的形态和材料，这些都要求设计时仔细甄别。一个具有良好听觉条件的会议室应达到如下要求：
1) 保证扩声系统具有较高的声言清晰度、足够的系统动态范围和足够的声压级。
2) 会议室各个位置无明显回声、颤动回声和声聚焦等音质缺陷。
3) 系统具有良好的传声增益指标，不产生明显的声反馈。
4) 音质自然传真，保证各个观众位置有一致的频率响应特性。
5) 扩声系统扩声涵盖范围均匀覆盖观众区域。
6) 系统设备配置满足多功能要求。
7) 系统的设备在正常使用中各种噪声指标小于规定限值。
8) 扬声器外观典雅美观，不影响场地的整体风格和安全。
9) 火灾时能自动切除扩声系统，转入火灾应急广播。
会议室的功能特点是以语言为主，语言要求要有很好的清晰度，均匀度，基于以上情况，为了打造一个的语言厅堂，需要有很好的还原性和高保真性并且具备足够的动态空间，我们在设计中参照国家语言类扩声一级标准和上述良好听觉条件的会议室的要求进行设计。
4、无线交互协作系统
无线交互协作系统
本次设计充分考虑全新的无线交互式协作会议，真正实现无纸化会议。
交互式协作会议，它将多种信息化技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程，为办会和参会人员提供极为实用的工作平台。
交互式协作会议实现对会议的集中统一管理，设计一套功能强大的无线智能交互系统。它可将任何人的显示内容显示在一个共享屏幕的任何位置。它是台式机、笔记本、平板电脑和智能移动的交互平台。可以携带移动设备或笔记本、台式电脑通过Wi−Fi或者LAN很容易地加入到相互协作之中。
可实现VIP会议室：
1、通过无线Wi−Fi或LAN接口登录
2、支持Windows系统笔记本和MAC，iOS和安卓移动操作系统易用和简洁的用户界面
3、高质量视频流，支持全高清1080p/60
4、投影机或电视的同一个屏幕同时可显示高达6个参与者的屏幕图像
功能包括：会议资料管理；实现会议文件的权限管理，可根据实际要求将某个文件对某些参会人员可见或不可见；实现会议文件的安全管理，未经授权无法获取任何会议的任何文件；支持会议室内部的即时通讯；实现桌面共享功能，使得任何客户端的屏幕都可以发送至其他参会人员的桌面，收到该屏幕的参会人员可根据具体情况选择观看或不观看；实现与中控系统的集成。
根据VIP会议室的应用需求，配置了1台无线交互系统主机、15台桌面无线交互显示器作为会议室的实现显示端。
5、会务管理系统
会务管理系统是利用网络对用户现有会议室使用情况、时间安排、人员安排、设备安排、会议纪要、会议显示等各种信息的收集与分析，减少工作中，会议室管理混乱，使用不均衡、设备不到位等情况，大限度的提高工作效率。
利用会务管理系统，可以方便的通知参与人员和辅助部门，根据用户的工作流程自动完成会议及会议室管理，简化了会议室管理，灵活调度手段可以即时进行会议室预订，并且自动通知和与会者确认。会务管理系统不仅可以对会议室进行预订，还可以对会议室资源，饮食和其他系统发送通知，让大家都在同一界面上操作，消除混乱节省了时间。
配套的显示终端，不仅可以直观明了显现各种会议信息，还可以进一步提高办公室整体格局的水准，营造更加未来化的办公环境。
会务管理系统是基于移动通讯技术设计，把手机短信服务和会议管理业务过程结合起来，充分利用短信快捷方便的特性，实现部门内部的会议通知、远程报名、短信催发、座位排序等业务的电子化、信息化和自动化，各与会人员在收到会议通知后，可通过手机短信或者在网上远程直接报名参加会议，方便，省事。对于没有发送成功的通知短信，将持续、定期发送短信，直到确认发送对象成功收到短信。系统根据预先设定的规则，对与会人员进行排位，即方便，又可避免人工排位可能出现的错误。
6、无线数字会议讨论系统
随着信息时代的到来，会议系统功能的多样性也得到迅速的发展，数字会议系统成为了新一代先进会议系统发展的方向。为了保证讨论发言系统的完整性、合理性和稳定性，设计采用无线式数字会议系统，这一套系统保证了在该会场内与会的代表们都能得到正确的发言和声音信息，还能把计算机、控制、多媒体、图像、音频等技术容合在一起，实现强大的管理及控制。