首先，办公软件的作用主要有三点：其一是提升企业的管理能力;其二是减少业务的难度 ; 其三是提升管理者的决策和分析能力。
随着物联网、大数据等相关技术的逐渐应用，智能化办公也逐渐得到了关注，办公软件的传统功能边界也在不断得到扩展，其作用也将进一步得到提升。
办公软件一个重要的作用就是减少业务的难度，所以从这个角度来看，学习使用办公软件并不会有较大的难度。办公软件之所以能够减少业务难度，主要注意这三个方面：一是工作流程规范化，规范的流程是工作效率提升的重要因素之一 ; 二是资源整合能力的提升，资源整合在很大程度上能够降低工作难度，在很大程度上能够帮助工作人员的核心价值 ; 三是沟通效率UP，高效的沟通是提升工作效率并降低工作业务难度的重要手段之一。所以，学习办公软件应该从这三个方面进行展开。
