根据2021年国家档案局出具《电子档案管理系统通用功能要求》及《数字档案馆（数字档案室）》建设要求规范及国家加大自主品牌的安全可控的要求下建立信创智慧档案管理系统；实现档案档案收、管、存、用的整个业务流程，能够实现档案远程归档和服务利用，包括档案的收集（含征集）、整理、归档、保管、鉴定、发布、利用及编研等全部业务环节，实现分布式异构数据的集成管理与资源共享，推进实体档案流程化管理和电子档案在线管理的目标。
（一）建设目标1.总体目标
（1）完成国产化智慧档案管理与服务系统的适配及数据集成工作：完成数字档案信息平台的搭建及测试工作；完成智慧国产档案系统与原书稿系统、协同办公管理与服务系统等整合、集成工作；
（2）完成各类档案电子化、数字化工作：对我院各类档案实现电子化、数字化。
2.分阶段目标
通过全面融合当前国际国内的先进技术，依托互联网、学院内部网有效地整合和保存，在学院发展及建设过程中形成的有保存价值的纸质及电子档案文化遗产，建设包括文献、影像、照片等在内的档案信息资源库，实现馆藏档案资源及高校各部门单位档案信息化管理，通过档案查询系统、“掌上档案”等不同渠道为学院教职工、学生及社会人士提供档案信息资源利用和查阅服务，建成数字环境下历史档案数字记录遗产保管基地。整个项目完成后，将彻底改变学院档案信息化的落后局面，使档案信息更好地为学院建设和发展提供服务。
同时，通过档案管理与服务系统的建设，实现学院档案管理智能化、数字化、网络化、专业化管理；利用信息技术获取、处理、传输、应用档案资源，提高档案管理效率与效益；为社会整体信息化建设助力。
该系统可部署在学院图书信息中心，使各职能部门、各教学单位，在业务过程中形成具有保存价值的档案信息资源。
（二）建设背景与依据
习总书记关于档案工作的重要指示批示精神，依法依规管好档案、用好档案，充分发挥档案工作存史资政育人的作用。档案工作是全面对标学院中心工作大局，立足“党政所需、师生所盼、群众所急、档案所能”的整体工作思想，加快档案数字化资料建设工作是我院新时期下跨越式发展的重要内容。此项目的实施为保护学院建院以来形成的珍贵档案提供了保障，同时为广大教职员工搭建更好的信息平台，使档案信息资源更好地服务于学科建设、教育教学、科学研究、管理服务等各项工作。
通过此项目的实施对目前学院针对于教学、基建类档案的信息查询可以达到为快捷的响应，在减轻学院各部门繁重的查档需求的同时也提高了档案的利用效率。利用快速发展的信息技术，升级档案管理系统，让电子化档案、数字化档案与智慧档案管理系统完整结合，实现我院档案“党政所需、师生所盼、群众所急、档案所能”整体建设目标。
（三）建设的必要性与可行性1.必要性
习总书记关于档案工作的重要指示批示精神，依法依规管好档案、用好档案，充分发挥档案工作存史资政育人的作用。档案工作是全面对标学院中心工作大局，立足“党政所需、师生所盼、群众所急、档案所能”的整体工作思想，加快档案数字化资料建设工作是我院新时期下跨越式发展的重要内容。此项目的实施为保护学院建院以来形成的珍贵档案提供了保障，同时为广大教职员工搭建更好的信息平台，使档案信息资源更好地服务于学科建设、教育教学、科学研究、管理服务等各项工作。
通过此项目的实施对目前学院针对于教学、基建类档案的信息查询可以达到为快捷的响应，在减轻学院各部门繁重的查档需求的同时也提高了档案的利用效率。利用快速发展的信息技术，升级档案管理系统，让电子化档案、数字化档案与智慧档案管理系统完整结合，实现我院档案“党政所需、师生所盼、群众所急、档案所能”整体建设目标。
2.可行性
档案馆对需要管理的档案进行整理、鉴定，专业化公司进行文件级目录数据库建设和档案扫描，然后进行图像存储及图像文件的命名。档案馆对数据进行质量检查后，由专业化公司进行数据挂接，后通过综合档案管理完成档案资料的利用。
该项目预期效益主要体现在其社会效益上：此项目的实施缓解了档案保存与利用之间的矛盾，有效的保护档案原件，延长使用寿命。同时为广大教职员工搭建更好的信息平台，提高工作效率，使档案信息资源更好地服务于学科建设、教育教学、科学研究、管理服务等各项工作。通过提供毕业生在校期间学习档案证明，为他们升学、就业、出国等提供帮助，为用人单位提供可靠的真实的凭证记录，提高学院的社会声誉。
（四）建设方案及内容2021年国家档案局出具《电子档案管理系统通用功能要求》及《数字档案馆（数字档案室）》建设要求规范，主要对电子档案四性检测电子档案长期保存，提出三库分立的指导思想和基本原则；在安全管理和控制、系统可拓展性等方面都对系统研制提出了新的要求，这是档案管理业务适应新业务拓展和新技术发展的基本需要。新时代下国家加大自主品牌的安全可控，对硬件和软件进行更新换代，依法依规管好档案、用好档案，充分发挥档案档案工作存史资政育人的作用。
目前学院一直未有数字化档案管理与服务系统，纸质档案数量逐年增加，没有健全数字化档案数据量库，已经无法满足查询调档的工作需要，档案管理和服务水平较低，迫切需要进行数据优化整合，形成一套完善的档案保密管理与服务系统，便于存储、查询、利用。国产化智慧档案管理与服务系统建设项目是全面对标学院中心工作，立足“党政所需、师生所盼、群众所急、档案所能”的整体工作思想，结合我院档案的实际情况，迫切需要建设满足智慧化、数字化、安全性的国产档案管理与服务系统。